Miért is készítsünk költségvetést? Költségvetés készítő szoftverek segítségével?

Akár magánszemélyek, akár vállalkozók vagyunk, költségvetést készíteni mindig kifizetődő, ha nem kötelező része a mindennapi tevékenységeknek. Nem akarunk papírokkal vesződni, akkor használjuk az erre a célra fejlesztett költségvetés készítő szoftverek lehetőségét. Egyrészt hatalmas anyagi stressztől szabadít meg minket, ha vezetjük a kiadásainkat és bevételeinket, másrészt előrelátón tudunk gondolkodni a jövőbeli beruházásainkat illetően, vagy a tartalékunk/hasznunk mibenlétét is figyelemmel tudjuk kísérni. Ennél több indok már nem is kell ahhoz, hogy amennyiben még nem kezdtünk neki, most leüljünk költségvetést írni. Azoknak, akiknek több bevételi forrásuk is van, kicsit bonyolultabb a helyzetük. A havi bevételt és kiadásokat össze kell adni.

Hónap végére, ha mindent a megfelelően dokumentáltunk, pontosan tudjuk majd, hogy pluszban leszünk-e, esetleg éppen nullára jövünk ki, vagy mínuszban vagyunk-e egy váratlan kiadás miatt. Ez az információk mind nagyon hasznosak arra nézve, hogy hogyan számoljunk a rákövetkező hónappal. De nem csak havi blokkokban gondolkodhatunk, hanem teljes éves tervekben is, amennyiben előrelátható a projektjeink, fejlesztéseink mibenléte.  Ezekhez azonban nem csak azt kell tudni, hogy nyereségesek vagyunk-e, hanem azt is, hogy mennyire.

Milyen költségvetés készítő szoftvereket válasszunk?

A legjobb a költségvetés készítő szoftverek rendelkeznek néhány alapvető funkcióval. Ilyen az export, import, frissítés. Ezek a szükséges alapok. Az export azt jelenti, hogy különböző formátumokban tudjuk az aktuális költségvetési ablakot kimenteni. Nevet és kiterjesztést kell adnunk neki, a többit a program magának intézi. Hasznos, ha a program kisméretű pdf-t is tud generálni, hiszen ez az egyik legolvashatóbb fájlformátum. Előnye, hogy az előre mentett formázásokat is menti, így, ha esetleg valaki nem ugyanabban a programban nyitja meg, vagy olyan betűkészletet használ, amit a másik személy programja nem támogat, a dokumentum akkor sem fog szétesni. Nem lesznek négyzetekkel helyettesített karakterek sem benne.

Ha költségvetés készítő szoftvereket használunk, mindig legyen egy eredeti forrásfájlunk és egy pdf fájlunk. Ezeket a lehetőségeink szerint ne csak a számítógépen tároljuk, hiszen bármi történhet. Bár a költségvetést készítő szoftver nagyon sokat tud egymaga is, elölről kezdeni az adatbevitelt kellemetlen plusz munka lenne. A minden verzió által támogatott forrásfájl fontos, hiszen, ha másik számítógépet kell használnunk, akkor sem ér minket meglepetés. A költségvetés Excelbe konvertálása ugyancsak egy nagyon hasznos funkció. Ha a szoftver ugyanezt fordítva is tudja, akkor minden adott.

Az importálás legalább olyan fontos, mint az exportálás. Amennyiben már előre bevezetett adataink vannak, azokat néhány kattintással importálhatjuk a költségvetés készítő szoftverekbe. Lényegében nem kell újra begépelni minden egyes adatot. Ez lényegesen meggyorsítja a munkafolyamatot, és időt nyer olyan gazdasági tevékenységeknek, amelyek fontosabbak.

A folyamatosan frissülő adatbázis az egyik olyan funkció, amely a legnagyobb segítséget tudja nyújtani. Vannak olyan programok, mint a https://www.terc.hu/oldal/koltsegvetes-keszito-szoftverek, amely költségmentesen elérhetőek, és minden olyan alapvető funkcióval rendelkeznek, melyekre szüksége van egy alapos vállalkozónak. Különböző díjakat és tanúsítványokat megnyert programot kínálnak. Ha egy szoftver ezekkel rendelkezik, az már önmagában garancia a minőségre.  Mielőtt eldöntjük, melyik költségvetést készítő szoftvert válaszunk, szánjunk időt arra, hogy tanulmányozzuk az adatbázisukat. Amennyiben hosszú évek állnak a normagyűjtemény és adatbázis (anyagadattár) fejlesztése ögött, megnyugodhatunk. Ez az alaposság egyik kulcs tényezője. Azonban vegyük figyelemben, hogy a feltüntetett árak elsősorban tájékoztató jellegűek, matematikailag képzett, súlyozott, átlagosított, nettó listaárat tartalmaznak.

Mik azok a költségvetés készítő szoftverek?

Ahogy arról szó volt még az elején. Nem szükséges ezt papíron vezetnünk és nem is kell szenvedni a táblázatokkal. Díjazott költségvetés készítő szoftverek már ingyenesen is elérhetőek bárki számára. Offline és online verziók között is választhatunk. Ezeket a szoftvereket arra fejlesztették ki, hogy széles körű adatbázisnak és felhasználóbarát kezelőfelületének köszönhetően kiemelkedő mértékben hozzájáruljanak a tervezők, beruházók, kivitelezők terheinek megkönnyítéséhez. Nem csak az átláthatóság, de a gyorsaság is fontos. Ezeket mind figyelembe vették a program kódolásakor.

Hogyan működnek a költségvetés készítő szoftverek?

A költségvetés készítő szoftverek az adatok mennyiségétől függően részletes kiíró költségvetést tudnak készíteni. Ha nem áll rendelkezésünkre elegendő információ, akkor becslésekről tájékoztat, múltbéli adatok alapján. A legideálisabb, ha kész koncepcióhoz készítünk költségvetést a költségvetés készítő szoftverek segítségével, ilyenkor ugyanis akár fillérre pontosan megtudjuk a kiadásokat és bevételeket.